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Funktionspakete

Sie können entsprechend Ihrem Bedarf ein passendes Funktionspaket: „Starter“ oder „Business“ auswählen. Dabei ist zu beachten, dass das gewählte Funktionspaket für alle Benutzer einheitlich gilt; d.h. eine Mischung von Funktionspaketen ist nicht möglich.
Bei einem gewünschten Wechsel von einem Funktionspaket auf ein anderes, ist zu unterscheiden:

Hochbuchen auf ein höheres Funktionspaket:

• Bei Monatslaufzeiten ist dies zum jeweiligen Abrechnungsfolgemonat möglich.
• Bei Jahresverträgen ist dies ebenfalls zum jeweiligen Folgemonat möglich. Die Abrechnung der Hinzubuchung erfolgt dann für die Restlaufzeit des ursprünglichen Jahresvertrages.
  
  

Herunterbuchen auf ein niedrigeres Funktionspaket:

• Bei Monatslaufzeiten ist dies zum jeweiligen Abrechnungsfolgemonat möglich.
• Bei Jahresverträgen ist dies zum jeweiligen Abrechnungsfolgezeitraum möglich.

Bitte berücksichtigen Sie, dass bei Herunterbuchung auf ein niedrigeres Funktionspaket bisher genutzte Funktionen des höheren Funktionspaketes nicht mehr zur Verfügung stehen. So entfällt z.B. bei einer Herunterbuchung von „Business“ auf „Starter“ die Möglichkeit der GoBD-konformen Archivierung nicht nur für neue, sondern auch für bereits archivierte Dokumente.

Laufzeiten, Kündigung und Abrechnung

Sie können für Ihr gewähltes Funktionspaket „Starter“ oder „Business“ unterschiedliche Laufzeiten wählen. Auch hier gilt, dass die gewählte Laufzeit grundsätzlich für alle Benutzer einheitlich gilt; d.h. eine Mischung ist nicht möglich.

Monatliche Laufzeit

Die Laufzeit beginnt mit Abschluss des Kauf-Prozesses. Im Monat des Kaufs werden anteilig die Tage ab dem Kaufzeitunkt bis zum Monatsende für die Ermittlung der Nutzungsgebühr zugrunde gelegt („Rumpfmonat“). Danach verlängert sich der Vertrag jeweils automatisch um einen vollen Monat.

• Das Monatsmodell kann mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende ordentlich gekündigt werden.
• Im Monatsmodell kann zum Folgemonat auf ein anderes Funktionspaket oder auf eine jährliche Laufzeit umgestellt werden.
• Benutzer mit Administrationsrechten können ab dem Kaufzeitpunkt jederzeit in der Anwendung Benutzer zu- bzw. herunterbuchen. Nach Ablauf eines Rumpfmonats werden bezogen auf die Benutzeranzahl jeweils volle Monate abgerechnet, unabhängig davon, zu welchem Tag des Monats ein Benutzer hinzu- oder abgebucht wurde.
• Im Monatsmodell wird die Vergütung jeweils monatlich im Nachhinein fällig und abgerechnet.
  
  

Jährliche Laufzeit

Die Laufzeit startet nach Abschluss des Kaufprozesses zum jeweils nächsten Monatsersten und beträgt dann ein Jahr. Die Laufzeit verlängert sich anschließend automatisch jeweils um ein weiteres Jahr.

• Das Jahresmodell kann mit einer Frist von 14 Tagen zum Laufzeitende ordentlich gekündigt werden.
• Während der Laufzeit des Jahresmodells kann die gebuchte Benutzeranzahl nicht verringert und das Funktionspaket nicht heruntergestuft werden.
• Benutzer mit Administrationsrechten können ab dem Kaufzeitpunkt jederzeit in der Anwendung Benutzer hinzubuchen. Hinzugebuchte Nutzer werden für den gesamten Zeitraum bis zum jeweiligen Laufzeitende berechnet.
• Die Vergütung wird im Jahresmodell grundsätzlich für die gesamte Laufzeit im Vorhinein fällig und abgerechnet. Während der Laufzeit hinzugebuchte Benutzer werden ebenfalls im Vorhinein fällig und abgerechnet.
• Im Jahresmodell kann zum Folgemonat auf ein höheres Funktionspaket umgestellt werden.
  
  

Benutzer, Benutzertypen und Abrechnung

Alle Benutzer werden vom Administrator ihrer Organisation verwaltet. Es stehen die Benutzerrollen „Administrator“, „Interner“, „Externer“ sowie „Gast“ zur Verfügung.

Benutzer mit der Benutzerrolle „Administrator“, „Interner“ oder „Externer“ sind stets kostenpflichtig. Jeder solche Benutzer entspricht einer Benutzerlizenz. Für jede Benutzerlizenz steht zusätzlich eine bestimmte Anzahl kostenfreier Benutzer der Rolle „Gast“ zur Verfügung. Benutzer mit der Benutzerrolle „Gast“ werden nur dann kostenpflichtig, wenn sie das kostenfreie Kontingent überschreiten.

Überschreitet die Anzahl Benutzer der Rolle „Gast“ das in den Benutzerlizenzen enthaltene Kontingent, so wird automatisch diejenige Anzahl Benutzerlizenzen zusätzlich berechnet, die zur Vergrößerung des Kontingents benötigt wird damit es alle Gäste umfasst.

Ein Benutzer wird bei der Berechnung ab dem Tag berücksichtigt, an dem er seine Einladung zum Mandanten annimmt. Nicht mehr berücksichtigt wird ein Benutzer ab dem Tag, an dem er von einem Administrator aus dem Mandanten gelöscht wird. Für die Bemessung der verwendeten Benutzerlizenzen pro Monat wird der Maximalwert während des Monats, d.h. die Anzahl der maximal gleichzeitig verwendeten Lizenzen über alle Tage des Monats zugrunde gelegt.

Speichervolumen und Abrechnung

Jede kostenpflichtige Benutzerlizenz enthält in Abhängigkeit des gewählten Funktionspaketes eine definierte Menge an Speichervolumen („Inklusivvolumen“). Das Speichervolumen wird bei allen Funktionspaketen und Laufzeiten monatlich im Nachhinein berechnet. Für die Bemessung des Speichervolumens pro Monat wird der Maximalwert während des Monats, d.h. das höchste zu einem beliebigen Zeitpunkt gleichzeitig belegte Speichervolumen zugrunde gelegt. Über das Inklusivvolumen hinaus verwendetes Speichervolumen wird nach Nutzung monatlich im Nachhinein abgerechnet.

Das Speichervolumen berechnet sich aus den Dateigrößen sämtlicher in CenterDevice gespeicherten Dateien des Mandanten. Dies beinhaltet alle durch Benutzer zugreifbaren Versionen von Dateien sowie wiederherstellbare Dateien in Papierkörben. Sobald eine Datei (oder Version) erfolgreich nach CenterDevice hochgeladen wurde, trägt sie zum Speichervolumen bei. Sobald eine Datei (oder Version) endgültig aus CenterDevice gelöscht wurde, zählt sie nicht mehr zum Speichervolumen.