Unsere Leistungsbeschreibung

Stand: 16. Februar 2021
Version: 1.2

Dokumentenmanagement

  • Dokumentenmanagement
  • Datei-Upload per Drag & Drop, Upload-Button, E-Mail, Upload-Link
  • Speicherung und Anzeige von vielen gängigen Dokumenten- und Mediaformaten
  • OCR Volltexterkennung
  • Dokumente mit Schlagwörtern versehen
  • Dokumente mit Metadaten versehen
  • Organisation mit Sammlungen und gespeicherten Suchen
  • Listen- und Kachelansicht, kombinierte Ansicht
  • Lesebestätigungsworkflow
  • Genehmigungsworkflow
  • Protokollfunktion
  • Versionierung von Dokumenten, Versionshistorie und -management
  • Dokumentenvorschau im Browser und in den nativen Apps
  • Datei-Upload per Massenscan mit Barcodes und automatischer Dokumententrennung
  • Archiv-Funktion: archivierte Sammlungen, GoBD-konform und rechtssicher
  • SecureDataRoom-Funktion: Auditierbare Sammlungen
  • Verfügbare Sprachen: Deutsch, Englisch

Zusammenarbeit

  • Nutzer einladen und Gruppen bilden
  • Dokumente teilen oder per Link versenden
  • Sammlungen und Ordner erstellen, teilen oder per Link versenden
  • Öffentliche Sammlungen
  • Dokumente kommentieren mit Kommentarhistorie
  • Benachrichtigung bei Änderungen (E-Mail, Push-Notification)

Suchfunktion

  • Volltextsuche nach Begriffen, Dateinamen, Eigentümern, Kommentaren
  • Filtern nach Kategorien, Metadaten, Schlagwörtern, Dateityp, Zeit etc.
  • Suchvorschläge

Apps

  • Webbrowser (Internet Explorer ab 11, Edge ab 44, Firefox ab 53, Chrome ab 42, Safari ab 10)
  • Android (ab 5.0)
  • iOS (ab 11.0)
  • CenterDevice Desktop (Windows ab 7, macOS ab 10.11)

Übertragung und Speicherung

  • Dateigröße bis 10 GB
  • Gemeinsamer Teamspeicher

Benutzerverwaltung

  • Benutzeradministration
  • Lizenzverwaltung

Sicherheit

  • Datenspeicherung ausschließlich in Deutschland
  • Zertifizierte Rechenzentren
  • Perfect Forward Secrecy für alle TLS Verbindungen
  • Extended Validation Zertifikat mit 2048 Bit Schlüssellänge
  • Zertifikats-Pinning in nativen Apps gegen Man-in-the-Middle Attacken
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung
  • Verschlüsselte Datenübertragung, verschlüsselte Datenspeicherung
  • BSI-C5 Testierung
  • ISO 27001-Zertifizierung

Update und Support

  • Bereitstellung von Software-Updates
  • Support per E-Mail, Telefon und Webinare
  • Telefonischer Support während der üblichen Geschäftszeiten
    (derzeit Mo.-Fr. 9:00-17:00 Uhr, außer an Feiertagen NRW)

Auf Anfrage

  • CenterDevice im eigenen Corporate Design (Branding, Logo, Apps)
  • Administrator-Konsole
  • Rest-API-Integration zu bestehenden Anwendungen
  • Persönliche Begleitung (Professional Service)

Verfügbarkeit

  • CenterDevice strebt an, den Systemzugriff auf ihre SaaS-Dienste und -Services permanent, das heißt 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr zu ermöglichen.
  • Der Hostingbetrieb ist auf eine über 98%ige Verfügbarkeit p.a. ausge­legt, ausgenommen hiervon sind jedoch routinemäßige, erforderliche und geplante Wartungs- und Instand­setzungsmaßnahmen. Die jederzeitige Verfügbarkeit wird jedoch aus­drücklich nicht garantiert und ist nicht geschuldet. Insbesondere kann aus technischen Gründen, etwa wegen erforderlicher Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten der Zugriff zeitweise beschränkt sein.
  • Soweit möglich, werden erforderli­che Wartungs- und Instand­setzungsarbeiten angekündigt, so insbe­sondere die routine­mäßigen War­tungs- und Instandsetzungsarbeiten.
  • Die Nichtverfügbarkeit aufgrund Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten nach diesem Abschnitt begründet keinen Minderungsanspruch, wenn sie 24 Stunden täglich, 48 Stunden wöchentlich und 96 Stunden monatlich nicht übersteigt.

Datenexport

  • Sie haben die Möglichkeit, Ihre im CenterDevice SaaS Dienst hinterlegten Dokumente und Ablagestrukturen abzurufen und lokal zu speichern. Dies kann über die allgemein verfügbaren Standardzugänge wie den CenterDevice Webclient oder den Desktop Client geschehen.
  • Darüber hinaus erstellt CenterDevice Ihnen auf Anfrage ein Angebot für einen umfangreichen Datenexport Ihres CenterDevice-Mandanten. Der Export enthält Ablagestrukturen, Dokumente und dazu gespeicherte Metadaten. Dazu zählen z.B. Dateinamen, Kommentare, Freigaben, Schlagwörter, benutzerdefinierte Metadaten, Informationen zu Benutzern und Gruppen sowie – in Abhängigkeit der gebuchten Funktionen – Protokoll- und Archivierungsinformationen. Dargestellt werden exportierte Metadaten im maschinenlesbaren JSON-Format der CenterDevice REST API. Die Übergabe des Datenexports findet nach Abstimmung auf einem geeigneten Medium statt.
  • Bitte beachten Sie, dass die Durchführung eines beauftragten Datenexports einen laufenden, kostenpflichtigen Account bei uns voraussetzt und der Datenexport nach Beauftragung einen Zeitraum von 30 Tagen benötigt. 
  • TIPP: Diesen Zeitraum sollten Sie vor allem dann beachten, wenn Sie die Zusammenarbeit mit uns beenden wollen bzw. die Ihrerseits gewählte Vertragslaufzeit vor Ablauf der benötigten 30 Tage enden sollte. In solchen Fällen ist uns ein Export Ihrer Daten z.B. wegen bestehender Löschungspflichten grundsätzlich nicht mehr möglich. Aus Kapazitätsgründen können wir Ihnen unseren Datenexportservice maximal einmal pro Quartal anbieten.