Workflows in CenterDevice

Automatisieren Sie Ihre Workflows mit CenterDevice

von Sabine Hansjosten-Mülleram in Neue Funktionen, Tipps & Tricks

 

Workflows in CenterDevice

Viele wiederkehrende Routinen können Sie mit den neuen Workflow-Funktionen in CenterDevice jetzt abkürzen.
Wir haben für Sie die Workflows „Lesebestätigung“ und „Genehmigung“ freigeschaltet. Ab sofort können Sie in Ihrem CenterDevice-Account beide Funktionen nutzen.

Sicher und effizient arbeiten

Im täglichen Kontakt mit Mandanten sind die neuen Workflows gerade in sensiblen Branchen hilfreich. Unternehmensberatungen, Steuerberater oder Anwaltskanzleien beispielsweise müssen sich an besondere Compliance-Regeln halten. Ob Zustellung von Mandantenakten, der sichere und verschlüsselte Belegaustausch in der Cloud oder die Zustellung von BWAs und Jahresabschlüssen – überall dort, wo eine Kenntnisnahme erforderlich ist oder ein schnelles und gesichertes Feedback in Form eines aufgezeichneten Kommentars sind die Workflow-Funktionen perfekt.

Workflows in Kürze

Lesebestätigungen für Protokolle oder Genehmigungen für Dokumente einholen?
Klicken Sie mit der rechten Maustauste auf das gewünschte Dokument und wählen Sie im Kontextmenü Ihren Workflow.
Wählen Sie den Empfängerkreis aus und schreiben Sie optional eine Nachricht dazu – fertig!
Sie werden per E-Mail über die Reaktionen der Empfänger benachrichtigt, außerdem können Sie am Dokument den aktuellen Status direkt ablesen.

Workflows – die detaillierte Anleitung zum Download

Workflow Lesebestätigung

 

Workflows in der Mandantenkommunikation

Belege zeichnen und zur Buchung freigeben, BWAs zur Kenntnis nehmen, Empfang und Kenntnisnahme von Jahresabschlüssen bestätigen, bei solchen an sich kleinen, aber immer wiederkehrenden Geschäftsvorfällen machen Summe und Frequenz den großen Aufwand aus. Am Dokument lassen sich Bearbeitungs-Impulse vermerken, Genehmigungen oder Kenntnisnahmen einholen. Schnell lässt sich so ein weiterführender Dokumenten-Workflow entwickeln. Kurzum: Zahlreiche Szenarien rund um den Mandantenverkehr werden mit den neuen Workflows von CenterDevice vereinfacht und deutlich abgekürzt. Ideal für alle Steuerberater, Anwälte und Unternehmensberater.

Mitarbeiter-Onboarding leicht gemacht

Die neuen Auszubildenden kommen ins Unternehmen, zum Start des neuen Geschäftsjahres sind neue Vertriebs- oder Service-Mitarbeiter an Bord – sie alle müssen mit wichtigen Unternehmensrichtlinien und Dokumenten vertraut gemacht werden. Bündeln Sie diese Informationen in einer „Willkommens-Sammlung“ in CenterDevice und teilen Sie diese mit den Neu-Ankömmlingen. Die neuen Workflows erlauben Ihnen, eine Kenntnisnahme anzufordern für alle Dokumente, bei denen dies angezeigt ist, z. B. Leitbild, Organigramm, Arbeitsplatz- und Compliance-Regeln, Datenschutzbestimmungen, Verschwiegenheitserklärungen, Sicherheits-Statuten.

Schadensfälle, Nebenkostenrechnungen, Immobiliendossiers

Messwerte festhalten, Raumzustände im Bild dokumentieren, Schadensfälle protokollieren – für die Echtzeit-Dokumentation eignet sich CenterDevice perfekt. Aus Bild- und Datenbeständen sind schnell individuelle Workflows und Prozesse organisiert.

Beispiel gefällig? Die schadhafte Wand wird fotografiert, das Bild mit Eigentümer, Mieter, Hausmeister geteilt und eine Lesebestätigung erbeten. Ein Angebot wird angefragt und dies dann mit Bitte um Genehmigung geteilt mit Hausverwaltung, Vermieter oder Eigentümer.

Das jährliche Nebenkosten-Szenario: Teilen Sie Belege und Beweisfotos zur Kenntnisnahme mit den Mietern oder fragen Sie eine Lesebestätigung an, wenn Sie die Nebenkostenabrechnungen geteilt haben.

Dossiers kontrolliert teilen: Objektbeschreibungen, Energiepass, Gebäudefotos, Innenaufnahmen, Grundsriss-Skizzen, Sanierungs-Dokumentation, Investitions-Historie – Makler können relevante Informationen in CenterDevice konkret organisieren und Immobiliendossiers kontrolliert teilen. Dokumentieren Sie die Kenntnisnahme, indem Sie eine Lesebestätigung anfordern oder erfragen Sie Bestätigungen für wichtige Immobilien-Objekte, Verfahren oder Kaufabwicklungen. Abstimmungs- und Bieterprozesse werden so klar nachvollziehbar und belegbar.

Effiziente Gremienarbeit, protokolliert und dokumentiert

In der Gremienarbeit gilt es, Besprochenes sorgfältig zu dokumentieren, sicher zu speichern und korrekt zu verteilen, Zustimmungen einzuholen und die gesetzliche Form zu wahren. Organisieren Sie Sitzungsunterlagen in CenterDevice und teilen Sie diese mit den Gremienmitgliedern. Änderungen von Dokumenten sind versioniert nachvollziehbar und Kommentare an Dokumenten und Vorlagen möglich. Im Nachgang zu Sitzungen, Meetings oder Workshops sind Protokolle relevant und per Freigabe schnell per Mausklick verteilt.

Die neuen Workflows runden die effiziente Zusammenarbeit ab. Versehen Sie Protokolle und Niederschriften mit Workflow-Elementen: Fordern Sie Lesebestätigungen an zur Dokumentation, dass form- und fristgerecht eingeladen wurde oder lassen Sie sich Ergebnisprotokolle per Workflow genehmigen. Vor- und Nachbereitung Ihrer Veranstaltungen laufen glatt und zügig.

Wir sind gespannt auf Ihr Feedback zu den neuen Workflows!

 

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