3 Gründe, warum Sie Ihre Dokumente online bearbeiten sollten

3 Gründe, warum Sie Ihre Dokumente online bearbeiten sollten

von Fabian Michelam in Ratgeber

Der Arbeitsalltag findet immer mehr online statt. Von der einfachen internen Kommunikation mit Hilfe von Kanälen wie Slack, über online Meetings via Zoom, bis hin zur revisionssicheren Langzeitarchivierung von Dokumenten. Auch das Thema Homeoffice wird immer präsenter, immer mehr Menschen arbeiten remote. Der nächste logische Schritt ist doch, auch Ihre Dokumente online zu bearbeiten, oder?

Und dennoch türmen sich auf lokalen Festplatten Dateien, die offline erstellt und gespeichert wurden. Bei jedem Speichern wird eine neue Datei erzeugt – nur zur Sicherheit, um bloß nicht den alten Arbeitsstand versehentlich zu löschen.

Das muss nicht sein!

Wir haben für Sie die wichtigsten Gründe zusammengefasst, warum Sie Ihre Dokumente zukünftig nur noch online bearbeiten sollten.

3 Gründe, warum Sie Ihre Dokumente online bearbeiten sollten

1. Arbeiten Sie unabhängig von Ort und Gerät

Durch die Digitalisierung sind Sie weniger an einen Ort oder ein Gerät gebunden. Bei der Lieblingsserie wechseln Sie problemlos vom Fernseher zum Tablet oder dem Smartphone. Den Podcast, den Sie morgens am Frühstückstisch gehört haben, setzen Sie einfach so auf dem Weg zur Arbeit im Auto oder der Bahn fort. Das Urlaubsfoto das mittags noch mit dem Smartphone geschossen wurde, können Sie abends im Hotel direkt auf dem Tablet bearbeiten. 

Auch im Berufsalltag ist das Arbeiten in der Cloud immer beliebter. Dank Digitalisierung können Sie auf Aktenberge oder mit Ordnern gefüllte Regale verzichten und stattdessen lieber die Geschäftsunterlagen online revisionssicher speichern.

Es ist also nur der nächste logische Schritt, dass nicht nur die Ablage der Dokumente online stattfindet, sondern auch die Bearbeitung. 

Nur so kommen Sie in die Lage, auch Ihre Dateien komplett unabhängig von ihrem Endgerät oder Aufenthaltsort bearbeiten zu können. So kann die Arbeit selbst im Homeoffice fortgeführt werden, ohne sich Gedanken über VPN-Zugänge zu machen, um auf den Firmenserver zugreifen zu können.

2. Teamwork statt Einzelkämpfer

Wer kennt es nicht? Die Kundenpräsentation muss auf den letzten Drücker fertiggestellt werden. Es gibt nun drei Möglichkeiten:

1. Sie müssen die aktuellen Zahlen aus dem Controlling, die Texte aus dem Marketing und die Grafiken aus der Design-Abteilung mühevoll zusammentragen, um diese in Ihre Präsentation fließen zu lassen – das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.

2. Die Abteilungen binden die Informationen nach und nach selber in die Präsentation ein. Das bedeutet, dass erst das Controlling die Informationen eingibt, die Datei speichert, und im schlimmsten Fall per Mail an die Kollegen sendet. Als nächstes lädt sich das Marketing die Datei lokal auf den Rechner, trägt die Informationen ein, speichert sie, sendet die nächste Mail raus, und so weiter – Sie sehen schon, wo das hinführt. Im worst case, hat nun also jede Abteilung einen neuen Stand lokal auf dem Rechner gespeichert, alle die in BCC standen ein überfülltes Postfach, und sowohl Ihre Zeit, als auch Ihre Nerven sind schon wieder strapaziert worden.

Bleibt noch die dritte Möglichkeit: Alle Abteilungen arbeiten gleichzeitig am Dokument, sehen die Änderungen Ihrer Kollegen in Echtzeit und können sogar direkt im Bearbeitungsprozess noch Anmerkungen und Ideen einfließen lassen. Klingt zu schön um wahr zu sein?
Ganz im Gegenteil: Das Vorgehen fördert nicht nur die Effizienz, sondern sogar den Teamwork-Gedanken Ihrer Mitarbeiter und Kollegen und führt zu produktiveren Ergebnissen. 

3. Immer Up-to-Date. Online bearbeiten – Byebye Versionschaos!

Doch es ist nicht nur die Zeit, die bei der lokalen Bearbeitung zu Problemen führen kann. Irgendwann ist die Präsentation fertig und wird an den Kunden oder die Vertriebsmitarbeiter, die schon auf dem Weg zum Kundentermin sind, gesendet. Doch dann folgt der Schock: „Moment mal, da ist ein Zahlendreher in der Preisliste!“ „War V4_final_final gar nicht die endgültige Version?“

Unsere Empfehlung: Versenden Sie Ihre Unterlagen nicht per Mail, vermeiden Sie Versionschaos. Nutzen Sie stattdessen ein Tool fürs Dokumentenmanagement, das eine durchdachte Versionierung unterstützt. Versenden Sie nur noch einen externen Link auf das Dokument und alle greifen automatisch auf die neuste Version zu. 

Und was ist mit dem Zahlendreher, der soeben versesendet wurde? Selbst mit einem guten DMS dauert das Herunterladen, lokale Speichern, Öffnen, Bearbeiten, Speichern der Änderungen und wieder Hochladen der Datei wertvolle Sekunden – Sekunden, die Sie nicht haben, wenn die Präsentation in Kürze startet.

Bearbeiten Sie Ihre Dokumente jedoch online, sparen Sie sich viele der genannten Schritte. Sie öffnen die Datei zur Bearbeitung online, ändern den Zahlendreher und beim Schließen des Browsertabs wird die Änderung automatisch gesichert.

Verwenden Sie ein Dokumentenmanagementsystem wie CenterDevice, das durch die Integration von Microsofts „Office im Web“ schon beim Schließen des Bearbeitungsfensters die Änderungen als neue Version anlegt, ist die korrigierte Version unmittelbar für alle verfügbar und niemandem fällt auf, dass noch beim Versenden des Links eine Information nicht aktuell war. 

Fazit: Effizienter arbeiten durch Online-Bearbeitung

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass die Online-Bearbeitung von Dokumenten viele Vorteile gegenüber der klassischen lokalen Bearbeitung bietet. Arbeiten Sie zukünftig lieber orts- und geräteunabhängig, egal ob alleine oder in großen Teams. Vermeiden Sie Arbeitsaufwand durch Versionschaos und korrigieren Sie Fehler, die sich dennoch eingeschlichen haben in Sekundenschnelle – im besten Fall noch bevor es überhaupt jemand merkt.

Dank der CenterDevice Office Integration öffnen Sie Ihre Dokumente direkt aus CenterDevice heraus zur Bearbeitung, ohne auch nur Ihren Browser verlassen zu müssen und speichern Sie Ihre Änderungen automatisch in unserer hochsicheren C5-testierten Cloud DSGVO- & GoBD-konform.