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Woran denken Sie, wenn Sie das Wort Archiv hören? An zahllose Ordner, meterweise einsortiert in Regalen, abgeheftete Rechnungen und Belege, ohne Übersicht darüber, was genau wo abgelegt ist?
Dann sollten Sie neu denken – nämlich an ein digitales und rechtssicheres Archiv!
Ich weiß nicht, wie das in Ihrem Unternehmen läuft, aber häufig sind Freigabeprozesse so richtig nervig. Dabei muss es sich noch nicht mal um große Projekte mit vielen involvierten Personen handeln, gerade die vielen kleinen Abstimmungen Tag für Tag kosten Unmengen Zeit und Nerven. Die PR-Abteilung benötigt die Freigabe eines Zitats für eine Pressemitteilung, der Artikel für den Unternehmensblog muss redigiert werden, die Präsentation bei einem wichtigen Kunden soll noch einen 4-Augen-Check durchlaufen.
Neulich habe ich meinen Desktop aufgeräumt und neu sortiert. Ich habe ein Dokument geöffnet und im selben Moment fiel mir siedend heiß ein, dass die Deadline für diesen Artikel schon vor zwei Tagen war. Als ich die Datei gespeichert habe, dachte ich mir noch: Klar, liegt auf dem Desktop, natürlich denke ich daran. Aber Pustekuchen, ich hab’s vergessen.
Die ewige Suche nach Dokumenten! Warum dauert das oft so lange? Wie kann es sein, dass Sie bei Google das Weltwissen in Sekunden abrufbar haben, in Ihrem eigenen Unternehmen aber stundenlang nach dem richtigen Dokument in der richtigen Version suchen müssen?
Seien wir ehrlich, so richtige Begeisterungsstürme löst das Thema “Arbeit mit (digitalen) Dokumenten” eher nicht aus, oder? Wir haben unlängst eine Umfrage durchgeführt und wollten wissen, was die Menschen bei der Arbeit mit Dokumenten denn am meisten nervt. Mit fast 60% wurde “Die ewige Suche nach Dokumenten” am häufigsten genannt.
Der Arbeitsalltag findet immer mehr online statt. Von der einfachen internen Kommunikation mit Hilfe von Kanälen wie Slack, über online Meetings via Zoom, bis hin zur revisionssicheren Langzeitarchivierung von Dokumenten. Auch das Thema Homeoffice wird immer präsenter, immer mehr Menschen arbeiten remote. Der nächste logische Schritt ist doch, auch Ihre Dokumente online zu bearbeiten, oder?
CenterDevice hat als Cloud Archivierungssoftware statischen Papier-Archiven eine ganze Menge voraus. Mit CenterDevice archivieren Sie auf einfache Weise und zugleich auf die bestmögliche Art: DSGVO- und GoBD-konform.
Im Laufe eines Geschäftsjahres fallen viele Dokumente an, für die Regelungen zu Aufbewahrung gelten. Wie dieArchivierung von Dokumenten ganz einfach gelingt, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel – alles was Sie brauchen haben Sie schon!
Sie möchten endlich smart und digital archivieren, wissen aber nicht so genau, wie Sie beginnen sollen? Wir haben Ihnen eine Liste mit 5 Themen zusammengestellt. Wenn Sie diese kennen, steht Ihrem digitalen Archiv nichts mehr im Weg!
Was ist zum Thema Aufbewahrungsfristen zu beachten, wer muss archivieren und was muss wie lange archiviert bleiben? Die verbindlichen Richtlinien zur Archivierung finden sich in der Abgabenordnung (AO) und in Handelsgesetzbuch (HGB). Unsere Hilfestellung für Sie ersetzt keine juristische oder rechtliche Beratung, vermittelt Ihnen aber einen guten Überblick für Ihren Alltag.
