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Woran denken Sie, wenn Sie das Wort Archiv hören? An zahllose Ordner, meterweise einsortiert in Regalen, abgeheftete Rechnungen und Belege, ohne Übersicht darüber, was genau wo abgelegt ist?
Dann sollten Sie neu denken – nämlich an ein digitales und rechtssicheres Archiv!
Ich weiß nicht, wie das in Ihrem Unternehmen läuft, aber häufig sind Freigabeprozesse so richtig nervig. Dabei muss es sich noch nicht mal um große Projekte mit vielen involvierten Personen handeln, gerade die vielen kleinen Abstimmungen Tag für Tag kosten Unmengen Zeit und Nerven. Die PR-Abteilung benötigt die Freigabe eines Zitats für eine Pressemitteilung, der Artikel für den Unternehmensblog muss redigiert werden, die Präsentation bei einem wichtigen Kunden soll noch einen 4-Augen-Check durchlaufen.
Neulich habe ich meinen Desktop aufgeräumt und neu sortiert. Ich habe ein Dokument geöffnet und im selben Moment fiel mir siedend heiß ein, dass die Deadline für diesen Artikel schon vor zwei Tagen war. Als ich die Datei gespeichert habe, dachte ich mir noch: Klar, liegt auf dem Desktop, natürlich denke ich daran. Aber Pustekuchen, ich hab’s vergessen.
Die ewige Suche nach Dokumenten! Warum dauert das oft so lange? Wie kann es sein, dass Sie bei Google das Weltwissen in Sekunden abrufbar haben, in Ihrem eigenen Unternehmen aber stundenlang nach dem richtigen Dokument in der richtigen Version suchen müssen?
Seien wir ehrlich, so richtige Begeisterungsstürme löst das Thema “Arbeit mit (digitalen) Dokumenten” eher nicht aus, oder? Wir haben unlängst eine Umfrage durchgeführt und wollten wissen, was die Menschen bei der Arbeit mit Dokumenten denn am meisten nervt. Mit fast 60% wurde “Die ewige Suche nach Dokumenten” am häufigsten genannt.
Welches ist die richtige Version meiner Datei? Mit einer einfachen Versionierung zu mehr Übersicht und weniger Dateichaos.
Nutzen Sie eine Cloud-Software mit Collaboration-Funktion. So können alle Mitarbeiter jederzeit auf Dokumente zugreifen, egal wo sie sich gerade aufhalten.
Auch sollten Sie darauf achten, dass Sie die Dateien in der Anwendung einfach versionieren können.
Unfassbar schnell arbeiten und Wissen optimal organisieren:
Kreative und Freiberufler setzen auf die funktionalen Möglichkeiten von CenterDevice – heute ein Beispiel aus der Architekturfotografie.
Für uns als deutschen Business-Cloudanbieter hat die Sicherheit einen hohen Stellenwert. Daher war es eine logische Entwicklung, dass mit Umsetzung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) auch eine europaweite Sensibilisierung für das Thema Datenschutz einherging. Parallel haben wir in unserem Unternehmen noch weitere Zertifizierungsprozesse angestoßen, ein Informationssicherheitsmanagement (ISMS) eingeführt und über den TÜV Rheinland jetzt die Zertifizierung gemäß ISO 27001 erlangt.
Ordnerlose Ordnung, ordnerlos organisiert, warum ich keine Ordner nutze … Wer die Entwicklung von CenterDevice in den letzten Jahren verfolgt hat, kennt diesen Grundsatz von uns.
Aber Stop! Jetzt gibt plötzlich doch Ordner in CenterDevice? Haben wir etwa gemerkt, dass es doch nicht ordnerlos geht? Ganz und gar nicht!
Als Business-DMS ist CenterDevice ideal für die professionelle Dokumenten-Klassifikation und Dokumenten-Ablage. Mit der Scanner-Integration CenterScan ist die manuelle oder automatisierte Indizierung im Look & Feel von CenterDevice möglich. CenterScan lässt sich via CenterDevice-API nahtlos in den Business-Cloudspeicher integrieren.
