Barcode-Split mit CenterDevice

So einfach digitalisieren Sie Dokumentenstapel mit der Barcode-Split-Funktion von CenterDevice

von Sabine Hansjosten-Mülleram in Ratgeber

Barcode-Split mit CenterDevice

Ein einzelnes Dokument zu scannen geht schnell. Aber einen ganzen Stapel, vielleicht mit hundert Dokumenten? Auch!
Mit der Barcode-Split-Funktion von CenterDevice wird jeder Dokumentenstapel ganz automatisch in einzelne Dokumente aufgeteilt. Alles, was Sie dafür brauchen, sind bedruckbare Klebe-Etiketten, einen Stempel oder ein Barcode-Trennblatt.

Das Prinzip Barcode-Split

Die Split-Funktion von CenterDevice nutzt Barcodes, um Dokumente zu trennen. Jedes Mal, wenn CenterDevice in einem eingescannten Dokumentenstapel einen Barcode erkennt, trennt es den Stapel an dieser Stelle in einzelne Dokumente. Alles, was Sie vor dem Scannen tun müssen, ist also, auf der ersten Seite jedes Dokuments ein Barcode-Etikett aufzubringen. Wenn Sie das – z. B. beim Rechnungseingang – routinemäßig tun, dann ist der Scanvorgang für Sie sogar vollautomatisch. Wenn Sie lieber Barcode-Trennblätter verwenden möchten, legen Sie vor jede Rechnung ein Barcode-Trennblatt.

So gehen Sie vor!

  • Falls noch nicht vorhanden, legen Sie einen Testaccount in CenterDevice an – 30 Tage können Sie erste Erfahrungen im digitalen Büro sammeln. Sie geben Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort an, der Test endet automatisch.
  • Falls noch nicht geschehen, richten Sie einmalig den E-Mail-Upload für Ihre Dokumente ein. Wie das geht, haben wir hier ausführlich beschrieben.
    Dateiupload per E-Mail
  • Kleben Sie einen Barcode auf die erste Seite jeder Rechnung auf.
    Tipp: Wenn Sie das bereits beim Dokumenteneingang tun, sparen Sie sich beim Scannen den Schritt. Oder legen Sie vor jede Rechnung ein Barcode-Trennblatt.
  • Legen Sie den Rechnungsstapel in den Einzug Ihres Scanners, E-Mailadresse auswählen – „Start“ drücken und fertig!

Ergebnis: Der Dokumenten-Stapel wird in einzelne PDFs getrennt und diese werden in der angegebenen Sammlung in CenterDevice gespeichert.

So funktioniert der Barcode-Split-Workflow!

Der Dokumentenstapel wird als eine große Datei über E-Mail-Upload in CenterDevice hochgeladen und nach dem Dokumentensplit gelöscht. Die Barcode-Aufkleber bzw. Barcode-Trennblätter markieren die Trennungen einzelner Dokumente in der Zielsammlung. Nach dem Stapel-Split haben alle Dokumente eindeutige Dateinamen mit fortlaufenden Seitenzahlen (Beispiel einer vierseitigen Rechnung: Eingangsrechnung_Mai_2019_009-012, Beispiel für eine einseitige Rechnung: Eingangsrechnung_Mai_2019_015-015).

Warum wird eine Zielsammlung benannt?

Die Zielsammlung ist der Ort in CenterDevice, an dem die PDFs nach dem Split als einzelne Dokumente abgelegt werden. Sie können mehrere Zielsammlungen konfigurieren, z. B. Lieferscheine, Reisekosten, Verträge etc., ganz so, wie es Ihre Arbeit unterstützt.

Dazu richten Sie in CenterDevice einmalig Mail-Upload-Adressen ein, die Sie idealerweise mit Alias-Namen in Ihrem Scanner oder Multifunktionsgerät hinterlegen.
Scannen mit Multifunktiongerät

So kommen Sie an Barcodes

Barcodes können Sie als Etiketten drucken lassen oder zum Beispiel als Druckdatei erwerben.

Sie können sie auch selbst erzeugen z. B. über diesen Link. Manche Barcode-Anbieter sprechen davon, dass ein Scanner für den Einsatz von Barcode-Etiketten „barcodefähig“ sein muss. Vergessen Sie diesen Hinweis. Die Volltext- und Barcode-Erkennung erfolgt direkt in CenterDevice. Sie können zum Barcode-Scannen daher jedes moderne Multifunktionsgerät nutzen. In der Regel werden Sie für das serienweise Digitalisieren ein Gerät mit Einzug bevorzugen.

Barcode oder QR-Code?
Kein Problem

Barcodes und QR-Codes sind in Industrie, Handel und Behörden sehr verbreitet. Für die Split-Funktion ist es egal, welchen Sie verwenden. Teilen Sie uns einfach mit, welchen Barcode oder QR-Code Sie nutzen möchten.

Profitieren Sie von der enormen Arbeitserleichterung. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und erfahren Sie, wie einfach Sie Barcode-Splits in Ihrem Unternehmen umsetzen können!

Profi-Tipp

Ihre Dokumente erhalten in CenterDevice individuelle Metadaten. Sie können diese über unsere Schnittstelle (API) an Ihre Softwarelösungen übertragen. Dies ist hilfreich bei weiteren Workflows und Prozessen. Sprechen Sie uns an, wenn dies für Sie von Interesse ist!