Der beste Scanner für’s digitale Büro

von Sabine Hansjosten-Mülleram in Ratgeber

Der beste Scanner für Ihr digitales Büro …? Sie haben ihn schon!

Wir zeigen Ihnen, wie Sie ohne neue Hardware und mit minimalem Aufwand ganz leicht all Ihre Belege und Dokumente digitalisieren. Alles, was Sie dafür brauchen, ist ein Scanner und unser Cloud-Dokumentenmanagementsystem (DMS) CenterDevice mit seiner exzellenten Volltexterkennung.

Die gute Nachricht

Fast jeder Kopierer ist heute ein Multifunktionsgerät und damit auch ein Scanner. Wir sehen das so: Der beste Scanner ist immer der, den Sie bereits haben – und wir zeigen Ihnen, wie Sie ihn noch besser nutzen können.

Wenn Ihr Scanner E-Mails versenden kann, dann landen Ihre gescannten Dokumente sogar ganz automatisch dort, wo sie hingehören: In CenterDevice – im PDF-Format, vollständig durchsuchbar, verschlüsselt und GoBD-konform abgelegt.

Wie das funktioniert, erklären wir in unserer kurzen Anleitung. Es sind nur zwei einfache Schritte: CenterDevice-Account anlegen, Scanner einmalig konfigurieren – fertig!

Schritt 1:

  • Falls noch nicht vorhanden, legen Sie einen Testaccount in CenterDevice an – 30 Tage können Sie erste Erfahrungen im digitalen Büro sammeln. Sie geben nur Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort an, der Test endet automatisch.

Schritt 2:

Erstellen Sie in CenterDevice eine E-Mail-Upload-Adresse für Ihren Scanner. (Schritt für Schritt: E-Mail-Upload-Adresse einrichten)
Sagen Sie CenterDevice, wo Ihre eingescannten Dokumente abgelegt werden sollen. Wenn Sie möchten, können Sie auch Schlagworte vergeben.

Der beste Scanner CenterDevice

Ergebnis: Automatisch erzeugt CenterDevice eine Mail-Upload-Adresse, die Sie nur noch in der Konfiguration Ihres Scanners hinterlegen müssen – fertig!

Sichere E-Mail-Adressen

CenterDevice erstellt ganz sichere E-Mail-Adressen, damit sie keiner erraten kann. Bei fast allen Scannern lassen sich im Adressbuch zusätzlich „sprechende Namen“ (Alias) für die von CenterDevice zugewiesenen Adressen vergeben!

Extra-Tipp: Sie können bis zu 10 Upload-Adressen einrichten! Das bedeutet mehr Produktivität für viele verschiedene Workflow-Szenarien (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassenbelege, Reisekostenbelege etc).

Sie sehen, es ist ganz einfach. Schnell haben Sie Ihre Dokumente dort, wo sie Ihnen und Ihrem Team wirklich helfen. Ab jetzt im digitalen Büro!

Sind meine gescannten Dokumente sicher?

CenterDevice löst für Sie die Compliance- und Datenschutzanforderungen und hilft Ihnen, so mit Ihren Dokumenten zu arbeiten, wie es der Gesetzgeber vorgibt: GoBD-konform, also unverlierbar unveränderbar und auffindbar (revisionssicher gespeichert und langzeitarchiviert). Das alles erfüllt CenterDevice und ist damit der beste Ort für Ihre Unternehmens-Dokumente.

Nur wenige Lösungsanbieter weltweit genügen ähnlich hohen Sicherheits-Standards: CenterDevice ist testiert nach BSI C5 (Cloud Computing Compliance Controls Catalogue). https://www.centerdevice.de/sicherheit/


So einfach ist das Einrichten der E-Mail-Upload-Adresse für Ihren Scanner

Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ihren Scanner mit CenterDevice verbinden, damit Ihre Dokumente schnell und automatisch OCR-indexiert in unser Cloud-DMS gelangen.

Upload E-Mail-Adresse erstellen

Wählen Sie zunächst in Ihrem CenterDevice-Account unter dem Reiter „Import“ die Option „Upload-E-Mail“ – und schon können Sie die Upload-E-Mail-Adresse(n) erstellen, die Sie mit Ihrem Scanner verbinden möchten. Leiten Sie zum Beispiel Eingangsrechnungen automatisch über eine Mail-Upload-Adresse in eine entsprechende Sammlung.

Upload E-Mail-Adresse einrichten

Upload E-Mail-Adresse einrichten

Vergeben Sie einen Namen für die Adresse, z. B. „Rechnungseingang“, „ER Januar 2020“.
Entscheiden Sie, wie mit jedem über diese Adresse zu scannenden Dokument verfahren wird, es gibt folgende Optionen:

  • nur die Anhänge speichern,
  • die Mail ohne Anhänge speichern,
  • E-Mail-Text und -Anhänge in einzelnen Dateien speichern,
  • die komplette Mail in einer Datei speichern oder
  • die E-Mail in einer Datei und dazu die Anhänge in einzelnen Dateien speichern.

Über die Option „Auswählen“ bestimmen Sie das Ziel (Sammlung oder Ordner), oder erstellen einen neuen Zielordner. Alle über diese Upload-Mailadresse am Scanner eingelesenen Dokumente erhalten automatisch die hier vorgegebenen Schlagwörter.

Upload E-Mail-Adressen verwalten

Upload-E-Mail-Adressen verwalten

Unter „Upload E-Mail“ erscheinen alle angelegten E-Mail-Adressen. Über das erste orangefarbene Icon (, den „Notizblock“) können Sie die E-Mail-Adresse in die Zwischenablage kopieren, um sie im Scanner zu hinterlegen. CenterDevice erzeugt diese Upload-Adresse als kryptische Zahlen-/Zeichenkombination mit der Domain  „@upload.centerdevice.de“. Vereinfachen Sie sich die Arbeit und vergeben Sie einen einprägsamen Namen.

Mit dem Stift-Symbol bearbeiten Sie die Upload-Adresse(n). Achtung: Ein Klick auf das Kreuz im schwarzen Quadrat löscht diese Upload-Adresse!

Anleitungen gängiger Scannerhersteller zur Einrichtung der Scan-to-E-Mail-Funktion

Brother:

Hewlett-Packard:

Konica Minolta

Sharp