E-Mail Upload E-Mails archivieren E-Mails importieren

E-Mail-Anhänge archivieren. Der E-Mail-Upload – vom Posteingang in die Cloud.

von Cathrin Ribbrockam in Tipps & Tricks

E-Mail-Anhang in der Cloud archivieren

Schicken Sie Ihre E-Mails auf direktem Weg in die Cloud und speichern Sie Anhänge wie Bilder, Tabellen, Grafiken und Dokumente automatisch in der Anwendung ab. CenterDevice muss dazu nicht geöffnet sein, der manuelle Upload entfällt, Sie sparen Arbeitsschritte und Zeit! Halten Sie Ihr E-Mail-Postfach in Ordnung und archivieren Sie E-Mail-Anhänge schnell und sinnvoll.

Drei kleine Schritte sind notwendig:

  • Klicken Sie auf „Import“ im Menü.
  • Wählen Sie auf der linken Seite unter „Quellen importieren“ den Punkt „E-Mail“ aus.
  • Setzen Sie das Häkchen bei „Erlaube automatisches Hochladen von E-Mail-Anhängen, (…)“.
  • Entfernen Sie das Häkchen, wenn Sie die Adresse deaktivieren möchten (z. B. wenn die Zusammenarbeit oder ein Projekt endet).

1. Klicken Sie auf „Import > Quellen importieren > E-Mail“

E-Mail Upload E-Mails archivieren E-Mails importieren E-Mail-Anhang
2.) Setzen Sie das Häkchen bei „Erlaube automatisches Hochladen von E-Mail-Anhängen (…)“. Wenn Sie die Adresse schon generiert haben, finden Sie die Adresse unter „Bereits verbundene Quellen“.

E-Mail Upload E-Mails archivieren E-Mails importieren E-Mail-Anhang

 

3.) Senden Sie eine E-Mail mit Anhang an Ihre persönliche Upload-Adresse.

In eckigen Klammern können Sie die Sammlungen angeben, in denen die Datei gespeichert werden soll, [Marketingunterlagen] mit Hashtags können Sie für das Dokument Schlagwörter vergeben. #flyer #2016 #vertrieb #sales.

E-Mail Upload E-Mails archivieren E-Mails importieren Schlagwörter E-Mail-AnhangPraxisbeispiele E-Mail-Anhang:

  • Der Praktikant scannt die Reisekostenbelege und leitet sie über die dafür generierte Upload-E-Mail-Adresse in Ihren CenterDevice-Account.
  • Das Steuerberatungsbüro digitalisiert zum Jahresabschluss Rechnungen und mailt diese zur Archivierung an die Upload-Adresse.
  • Die externe PR-Agentur liefert auf diese Weise alle digitalisierten Veröffentlichungen für den jährlichen Pressespiegel.
  • Schicken Sie Office Dateien über die Funktion „Senden an“ direkt in Ihr CenterDevice

Sind die Uploads beendet, deaktivieren Sie die Upload-Adresse. Sie entziehen somit die Upload-Berechtigung, genauso schnell generieren Sie bei Bedarf später einfach wieder eine neue. Niemand hat Einblick in Ihren Account und alle Uploads sind automatisch mit dem Tag „MailUpload“ versehen.

Unser Anwendertipp:

Ihre persönliche Upload-Adresse besteht aus Sicherheitsgründen aus einer langen Zahlen- und Buchstabenkombination. Da diese Kombination kompliziert zu merken ist, speichern Sie Ihre Upload-Adresse einfach unter einem Alias-Namen (z.B. CenterDevice-Upload) in Ihrem E-Mail-Adressbuch ab. So brauchen Sie zukünftig nur diesen Namen auszuwählen, wenn Sie Dateien an Ihren Account senden möchten.

Kontakte in Outlook E-Mail-Anhang

1.) Öffnen Sie hierzu in MS Outlook zunächst den Reiter Kontakte und klicken Sie auf den Button „Neu“.

Neuer Kontakt E-Mail-Anhang

2.) Tragen Sie im Feld „E-Mail“ Ihre persönliche Upload-E-Mail-Adresse ein und vergeben Sie unter „Anzeigen als“ und „Name“ einen leicht zu merkenden Namen (z.B. Upload CenterDevice). Klicken Sie „Speichern & schließen“.

Adressauswahl E-Mail-Anhang

3.) Ab jetzt brauchen Sie für E-Mails, deren Anlagen Sie direkt in CenterDevice hochladen möchten, nur noch „Upload CenterDevice“ aus Ihren Kontakten auszuwählen, anstatt jedes Mal die lange Upload-Adresse einzugeben.

Für welche Anwendungsfälle nutzen Sie den E-Mail-Upload?
Wir sind gespannt auf Ihre Beispiele in den Kommentaren!

Sie denken, dieser Praxistipp ist interessant für Ihre Kollegen und Mitarbeiter? Leiten Sie ihn gerne weiter!

Beitrag überarbeitet am 01.06.2016 
Originalbeitrag vom 14.11.2013