Zeitersparnis und mehr Produktivität mit dem erweiterten E-Mail Upload

von Sabine Hansjosten-Mülleram in Allgemein

Digitalisierte Dokumente bringen die Abläufe im Unternehmen in Fluss, denn Wissen nutzt am meisten, wenn es verfügbar ist – jederzeit, an jedem Ort mit Internet. Dafür gibt es Cloud-Speicher, wie unser CenterDevice Cloud DMS. Hier ist alles gespeichert, was Sie brauchen und wie Sie es im Unternehmen brauchen: nachvollziehbar und revisionssicher, verfügbar, DSGVO- und GoBD-konform.

Dokumente sind in CenterDevice verschlüsselt abgelegt und für alle, die damit arbeiten immer verfügbar. Nützliche Routinen schaffen Ordnung, verkürzen Suchen und erleichtern Workflows. Das fängt schon beim E-Mail-Konto an – eine Flut an Mails mit verschiedensten Anhängen, Dateiformaten, Betreffzeilen und Adressaten erreichen Unternehmen tagtäglich. Filter und Flags sind Mechanismen, die erreichen, dass digitale Informationen in die richtigen Kanäle und Prozesse münden. Viele Mails und Dateianhänge lassen sich sofort als E-Mail-Weiterleitung im Dokumentenmanagementsystem speichern und/oder archivieren – für weitere Zugriffe oder Bearbeitungsschritte, direkt geteilt mit verschiedenen aber den richtigen Ansprechpartnern für die jeweiligen Workflows.

Mit dem E-Mail Upload von CenterDevice vereinfachen Sie Ihre Organisation deutlich. Sie können jetzt mehrere Upload-Adressen für differenzierte und workflowbezogene Prozesse definieren. Senden Sie Mails direkt in Ihr Cloud-DMS CenterDevice. Mail-Anhänge, wie z. B. Dokumente, Tabellen, Bilder, Grafiken werden über den E-Mail Upload automatisch in Ihrem Unternehmens-Account gespeichert. Sie müssen CenterDevice nicht einmal öffnen, um sich in Ihrem DMS zu organisieren. Das spart Zeit, den manuellen Datei-Upload und damit etliche Arbeitsschritte.

In der Praxis geht das ganz einfach: Sie erstellen bis zu zehn E-Mail-Adressen für Ihre Anwendungsfälle. In der Konfiguration können Sie angeben, ob nur die Anhänge, nur der Inhalt der E-Mail oder Inhalt und Anhänge gespeichert werden sollen.
Der Upload kann in Sammlungen oder Ordner erfolgen, ganz wie es Ihren Anforderungen entspricht.

Wenn Sie beim Upload einzelner E-Mails zusätzliche Schlagwörter vergeben oder weitere Sammlungen und Ordner ansprechen möchten, tun Sie das einfach über die Betreffzeile der E-Mail.

E-Mail Upload E-Mails archivieren E-Mails importieren Schlagwörter

Unsere Praxis-Tipps

Scan to Cloud: Leiten Sie Ihre Eingangspost gleich nach dem Scannen über eine individuelle Mail-Upload-Adresse in Ihr CenterDevice-DMS. Scans werden direkt mit Upload-Datum versehen in CenterDevice gespeichert, nachvollziehbar und GoBD-konform. Sie können von dort weiterverarbeitet werden. Erstellen Sie eine Mail-Upload-Adresse für Ihre Scanner-Anbindungen und verbessern Sie Ihre digitalen Prozesse enorm.

Delegieren von Routinen: Das manuelle Scannen von Belegen können Sie an Praktikanten, Aushilfen oder Scandienste auslagern. Erstellen Sie eine separate Upload-Adresse für diesen Vorgang, die Buchhaltung kann sich die jeweilige Sammlung oder den betreffenden Ordner bei Bedarf sichten und die digitalen Belege weiterstrukturieren

Digitaler Rechnungseingang: Leiten Sie Einfangsrechnungen aus Ihrem Posteingang über eine vordefinierte Upload-Adresse, z. B. in die Sammlung „Eingangsrechnung“, versehen mit einem Schlagwort (z. B. „unbearbeitet“, „neu“ oder „prüfen“).

Outsourcing von Reklamationen und Services: Anfragen zu Reklamationen an Ihre Service-Mailadresse gelangen in eine Sammlung in Ihrem DMS. Die Weiterbearbeitung übernimmt der interne Support oder ein Service-Vertragspartner. Über automatische E-Mail-Benachrichtigungen werden die Ansprechpartner über neue Anliegen informiert

Digitales Wissensarchiv: Studien, Dokumentationen, Präsentationen, Bewertungen können Sie über eine separate E-Mail Upload-Adresse gleich aus dem Posteingang in Ihr Wissensmanagement weiterleiten – kommunizieren Sie diese Möglichkeit und lassen Sie Mitarbeiter an der Wissenszirkulation teilhaben.

Finanzstatistik im DMS: Geschäftsberichte, Quartalszahlen, Jahresabschlüsse gelangen vom Steuerberater per Mail über eine separate E-Mail Upload-Adresse gleich in Ihren CenterDevice-Account und sind mit der Finanzabteilung geteilt. Zum Jahresabschluss werden digitalisierte Unterlagen oder Rechnungen vom Steuerberatungsbüro zur Archivierung direkt in einen entsprechenden Ordner adressiert, auf die Zielsammlung greift nur die Finanzabteilung Ihres Unternehmens zu.

Dokumentationen in der Cloud: Daten sammeln, Bilder sichten – E-Mail Upload-Adressen sind ideal, um einen Status zu dokumentieren – den Fortschritt auf der Baustelle (Projekte, Architekten, Konstruktionsbau) oder Erstellung eines Pressespiegels (externe PR Agentur).

Das sind viele Beispiele für den möglichen Einsatz von E-Mail Upload-Adressen und in Ihrer Praxis findet sich bestimmt noch eine Fülle von Verwendungsmöglichkeiten.

E-Mail Upload einrichten – so geht’s!

Jetzt haben wir von vielen Vorteilen berichtet und möchten natürlich auch zeigen, wie Sie mit Hilfe einiger weniger Routinen Ihre E-Mail-Anhänge schnell und sicher in Ihrer Unternehmens-Cloud archivieren können. Die detaillierte Anleitung dazu finden Sie hier in diesem „How To“ Beitrag von Manuel.

Ein Tipp für Anwender

Die E-Mail Upload-Adressen sind individuell und werden von CenterDevice automatisiert als lange, kryptische Zahlen- und Buchstabenkombination erzeugt, das dient der Sicherheit. Behelfen Sie sich pragmatisch, indem Sie Ihre verschiedenen Upload-Adressen jeweils unter einem Alias-Namen vereinfacht in Ihrem Mail-Adressbuch hinterlegen (z. B. CenterDevice_Rechnungen, CenterDevice_Reklamationen, CenterDevice_Postfach). Sie wählen nur den eingängigen Begriff, wenn Sie die Mail-Weiterleitung verwenden möchten.