GoBD-konform arbeiten mit CenterDevice

GoBD-konform arbeiten mit CenterDevice

von Sabine Hansjosten-Mülleram in Ratgeber

GoBD-konform arbeiten mit CenterDevice

Du musst, Du musst, Du musst!

Zum Thema GoBD gibt es Leitfäden, Richtlinien, Anleitungen von Steuerberater-Verbänden, Interpretationen aus der Steuerberater-Praxis sowie Tausende Seiten mit Verlinkungen, Vertiefungen und Erläuterungen.

Wie gut, dass Sie mit CenterDevice nur noch eines müssen: Eine Verfahrensdokumentation erstellen. Wir von CenterDevice erfüllen die Anforderungen, die Steuerrecht und Finanzverwaltung mit der GoBD an Kaufleute und Unternehmer stellen. Mit unserer Lösung, ergänzt um eine Verfahrensdokumentation, können Sie GoBD-konform arbeiten.

Wie erfüllt CenterDevice diese Anforderungen der GoBD?

Mit dem Dokument der Verfahrensdokumentation und der Nutzung von CenterDevice entsprechen Sie den einzelnen Anforderungen des Gesetzgebers. Warum das so ist, und was unser Beitrag zur GoBD-Konformität ist, lesen Sie hier:

Sichere Aufbewahrung                 

Datenspeicherung auf dedizierten Servern in Deutschland unter deutschem Datenschutzrecht. Belege bleiben über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten.

Unveränderbarkeit, Nachprüfbarkeit

Ein einmal hochgeladenes Dokument bleibt in CenterDevice im Original erhalten und wird mit vollständiger Versionshistorie gespeichert, frühere Versionen bleiben im Zugriff. 

Unverlierbarkeit, Ordnung, zeitgerechte Belegsicherung

Durch Berechtigungseinstellungen lässt sich erreichen, dass hochgeladene Dokumente nie mehr gelöscht werden können. Unberechtigtes Löschen ist somit ausgeschlossen.

Einsichtnahme, Vertraulichkeit

Im Falle von Betriebsprüfungen oder Anfragen der Finanzverwaltung kann der benötigte Zugriff (z. B. lesend, zeitlich beschränkt, passwortgeschützt) schnell gewährt werden.

Nachvollziehbarkeit, Integrität, Authentizität

Alle Verarbeitungen werden lückenlos in der übersichtlichen Historie am Dokument protokolliert.

Auffindbarkeit, Verfügbarkeit, maschinelle Auswertbarkeit

Durch eine schnelle Volltextsuche und Filterkriterien ist jedes in CenterDevice gespeicherte Dokument in Sekunden gefunden.

Verfahrensdokumentation

Die von den GoBD geforderte Verfahrensdokumentation wird von CenterDevice durch Protokollierung aller Bearbeitungen und Berechtigungen unterstützt. 

Mit Nutzung unseres Cloud-Archivs können Sie also die lange Liste der Notwendigkeiten und Anforderungskriterien aus der GoBD beruhigt abhaken:

Nachvollziehbarkeit/Nachprüfbarkeit
Die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle sowie das dabei angewandte Buchführungs- und Aufzeichnungsverfahren müssen nachvollziehbar sein. Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (progressive und retrograde Prüfbarkeit).

Einzelaufzeichnungspflicht 
Das Gesetz sieht für Kassenaufzeichnungen grundsätzlich die Einzelaufzeichnungspflicht vor. Das bedeutet, dass jeder Geschäftsvorfall (z. B. jede erfasste Einnahme bzw. Ausgabe in der Kasse) einzeln aufzuzeichnen ist. Ausnahmen von diesem Grundsatz werden aus Zumutbarkeitsgründen nur in engen Grenzen, i. d. R. in Verbindung mit einer „offenen Ladenkasse“ zugelassen.

Vollständigkeit
Die Geschäftsvorfälle sind vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen, d. h. sämtliche Dokumente zu den Aktivitäten sind zu erfassen und abzulegen.

Richtigkeit
Geschäftsvorfälle sind in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen und im Einklang mit den rechtlichen Vorschriften inhaltlich zutreffend durch Belege abzubilden.

Lesbarkeit
Die Wiedergabe muss mit dem Original bildlich sowie inhaltlich übereinstimmen, wenn diese lesbar gemacht wird (Sichtprüfbarkeit).

Maschinelle Auswertbarkeit
Eine mathematisch-technische Auswertung, die Volltextsuche oder eine Prüfung im weitesten Sinne muss möglich sein.

Zeitgerechte Belegsicherung
Belege sind zeitnah einer Belegsicherung zuzuführen und gegen Verlust zu sichern. Für die Kassenführung schreibt der Gesetzgeber in § 146 Abs. 1 Satz 2 AO eine tägliche Führung der Aufzeichnungen vor.

Ordnung
Geschäftsvorfälle sind systematisch, übersichtlich, eindeutig und identifizierbar festzuhalten.

Unveränderbarkeit
Informationen, die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden, dürfen nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden, dass deren ursprünglicher Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

Verfügbarkeit
Die aufbewahrungspflichtigen Daten müssen (über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist) verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können.

Integrität
Unversehrtheit des Inhalts – Inhalte dürfen nicht verändert werden, d. h. ein Überschreiben, bzw. neues Abspeichern/Aktualisieren ist nicht erlaubt.

Authentizität
Echtzeit der Herkunft. Ein Geschäftsvorfall ist einem Verursacher eindeutig zuzuordnen, ein Dokument steht also im Bezug zu einem Geschäftsvorfall bzw. einer Geschäftsbeziehung.

Vertraulichkeit
Der unberechtigte Zugriff – sowohl lesend als auch schreibend – ist zu unterbinden, d. h. es ist sicherzustellen, dass Dokumente nur in die Hände autorisierter Personen gelangen.

CenterDevice + Verfahrensdokumentation = GoBD konformes Archiv

Zweierlei brauchen Sie für den Start – einen CenterDevice-Account und eine Dokumentation der Verfahren zur Digitalisierung Ihrer Unternehmensdokumente. (Tipp: Eine gute Orientierung geben die Muster und Praxis-Tipps des Deutschen Steuerberater-Verbandes)     

Sie dürfen jetzt starten!

Mit CenterDevice archivieren Sie auf die bestmögliche Art: DSGVO- und GoBD-konform. Für Informationssicherheit, Professionalität und Vertrauen steht unser BSI C5 Testat, das wichtigste Testat für Cloud-Anbieter.

Sie haben die Mittel und die Anleitung für das Arbeiten im smarten Cloud-Archiv, jetzt braucht es nur noch ein paar Minuten Ihrer Zeit – starten wir? 

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