Bringen Sie Ihre Belege direkt von unterwegs in die Cloud

von Sabine Hansjosten-Mülleram in Ratgeber

Fast jeder hat ihn, diesen Schuhkarton mit gesammelten Belegen – Postwertzeichen, Tankbelegen, Büromaterial, Taxiquittungen: „Ablage vorläufig“, Belege rein, Deckel drauf und aus dem Blick. Erst einmal.

Erledigt ist damit nichts, ob monatlich, am Quartals- oder Jahresende – in regelmäßigen Intervallen muss das Belege-Chaos für den Steuerberater aufbereitet werden. Ein Zeitfresser bestenfalls, sofern nicht der Zahn der Zeit am Thermopapier genagt hat. Schlimmstenfalls sind Belege nicht mehr lesbar, und damit nicht mehr erstattungsfähig. Wie einfach wäre es, hätte man das alles digitalisiert …

Mit dem Handy in CenterDevice scannen – und alles ist gut

Mit der CenterDevice-App können Sie Belege sofort scannen, wenn Sie sie erhalten. Nach dem Tanken. Nach dem Essen. Noch im Geschäft oder auf dem Parkplatz. Der beste Zeitpunkt für das Scannen ins digitale Büro ist sofort – direkt, wenn Sie Belege in die Hände bekommen. Sie sparen Zeit und organisieren gleich alles so, wie es sein soll.

Bewirtungsbeleg, Quittung oder Kassenzettel mit dem Smartphone in die digitale Ablage senden bedeutet weniger Aufwand als ihn zu Hause in den Schuhkarton zu legen. Sie machen noch unterwegs ein Foto mit der CenterDevice-App und Ihr Beleg wird sofort korrekt abgelegt: lesbar, auffindbar und schnell für den Steuerberater oder die eigene Buchhaltung organisiert. Ohne Zwischenstation ins Portemonnaie oder in den Schuhkarton.

Probieren Sie’s aus: Wir schenken Ihnen einen kostenlosen Probemonat mit CenterDevice, Ihr Test endet automatisch, E-Mail-Adresse und Passwort reichen aus.

Legen wir los!

Mehr brauchen Sie nicht für den Start.

So geht‘s: Scannen mit dem Handy

  • Öffnen Sie die CenterDevice App und klicken Sie auf „Importieren“
  • Wählen Sie „Dokument oder Beleg scannen“ aus.
  • Richten Sie den Beleg aus und machen Sie ein Foto.
  • Kann man alles gut lesen oder ist die Aufnahme verwackelt – Wählen Sie neue Aufnahme? („Neu“) oder „Foto benutzen“?
  • Muss der Beleg gedreht werden oder müssen Ränder abgeschnitten werden? Ganz einfach mit einem Klick.

Mit einem Klick auf das Pluszeichen können Sie weitere Seiten hinzufügen. So scannen Sie ganz leicht mehrseitige Dokumente.

  • Standardmäßig heißt Ihr Beleg „New document“(.pdf) – ändern Sie das, wenn Sie möchten, direkt, oder später in der Anwendung. Sie müssen es nicht, unsere OCR ist hervorragend!
  • Nutzen Sie das Label-Symbol, um den Beleg gleich zu verschlagworten
  • Geben Sie den Beleg einer Sammlung frei oder erstellen Sie einen neuen Ordner (z. B. „Buchhaltung“, „Belege Quartal 1“, „Reisekosten“). Das ist ganz einfach: mit „Neuer Ordner“, „Name des Ordners“ vergeben, „Anlegen“ – fertig!

Haben Sie die Zeit gestoppt? Das Scannen mit dem Handy und das Organisieren der Belege in CenterDevice geht wirklich sekundenschnell!
Genauso schnell finden Sie alles, was Sie in CenterDevice ablegen, wieder! Übrigens: Nicht nur Sie, auch Ihr Steuerberater, dem Sie die betreffenden Sammlungen und Ordner freigeben.

Einfach und sicher!

Unser Cloud-DMS mit Scanfunktion ist der beste Ort für Ihre Belege und Dokumente: Scannen, Volltexterkennung und verschlüsselte Speicherung erfolgen über einen einzigen Anbieter – uns!

CenterDevice löst für Sie die Compliance- und Datenschutzanforderungen und hilft Ihnen, rechtssicher mit Dokumenten zu arbeiten – GoBD-konform, langzeitarchiviert und revisionssicher, wie es der Gesetzgeber vorschreibt. CenterDevice ist eines der sichersten Cloud-Systeme der Welt, dafür steht das BSI C5-Testat.