Upload Link CenterDevice

So arbeiten Sie optimal mit dem Upload Link

von Cathrin Ribbrockam in Tipps & Tricks

Den Upload Link in CenterDevice kennen Sie bestimmt schon.
Man könnte ihn mit dem externen Link vergleichen – nur andersrum.

Über den Upload Link können Nutzer Personen autorisieren, Dokumente in CenterDevice hochzuladen, auch wenn diese selbst nicht in CenterDevice registriert sind. Wer Ihnen Dateien über den Upload Link zur Verfügung stellt, hat keinen Zugriff auf Daten in CenterDevice.

Upload Link CenterDevice

Für die Nutzung des Upload Links gibt es verschiedene Szenarien:

  • Empfang von Bewerbungsunterlagen
  • Unterschriebene Vertragsunterlagen
  • Empfang Ausschreibungsunterlagen
  • Einmalige Bereitstellung von Dateien und Dokumenten über externe Dienstleister
  • Bildmaterial und Medien zur weiteren Bearbeitung
  • Versicherungsfälle und Schadensdokumentation
  • Recherchematerial von externen Zulieferern

Um einen Upload Link zu erstellen, klicken Sie auf „Import“ und dann links in der Anwendung auf „Upload Link“.

So erstellen Sie einen Uploadlink in CenterDevice

Nehmen Sie die Einstellungen für den Upload Link vor und klicken Sie auf „Neuen Upload Link erstellen“.

In der neuen Version des Upload Links haben wir weitere Möglichkeiten für Sie bereitgestellt. So können Sie das Ablaufdatum des Links individuell festlegen oder die Anzahl der Uploads begrenzen.
Auch können Sie den Link mit einem Passwort schützen – für maximale Sicherheit.

Ein Praxisbeispiel aus der Wohnungsverwaltung

Auf Grund von starken Temperaturschwankungen ist in einer Ihrer vermieteten Wohnungen eine Scheibe gerissen. Der Mieter meldet Ihnen den Schaden telefonisch.

Um den Aufwand für alle Beteiligten möglichst gering zu halten, bitten Sie Ihren Mieter, Ihnen Fotos des Schadens zukommen zu lassen.
Für die Übermittlung der Daten stellen Sie ihm ein elektronisches Ablagefach zur Verfügung: einen Upload Link.

Wenn Sie Ihre Mietparteien bereits in CenterDevice organisieren, haben Sie bestimmt für jeden Mieter eine eigene Sammlung angelegt. Existiert die Sammlung noch nicht, wird sie automatisch erstellt.

Klicken Sie auf “Import > Upload Link”, um einen Upload Link zu erstellen.

Wählen Sie die Mieter-Sammlung als Zielsammlung aus.
Vergeben Sie zusätzlich sinnvolle Schlagwörter für die Dateien. In diesem Fall wären #Schadensfall #Glasbruch #[Objektnummer] #[Mietername] hilfreiche Begriffe.

Der Upload Link in CenterDevice

Klicken Sie auf “Upload Link erstellen” und lassen Sie Ihrem Mieter diesen Link zukommen.
Die Bilder, die Sie erhalten, werden direkt – mit den von Ihnen vergebenen Schlagwörtern versehen –  in der Sammlung gespeichert.

Sie können die Bilder jetzt direkt aus CenterDevice einem Handwerker zukommen lassen. (Sammlung > Externer Link für diese Sammlung oder geben Sie die Sammlung direkt an den Handwerker frei, sofern er in Ihrem Account registriert ist).

Über den Upload Link können Sie auch Angebote und Rechnungen von Ihrem Handwerker empfangen.

Sie sehen, ein schneller Workflow, ohne mühsames Abspeichern von Dateianhängen aus E-Mails oder dem Einscannen von Papier-Rechnungen und Angeboten, kann Ihre Arbeit erleichtern.

Wir sind gespannt, zu erfahren, wie Sie den Upload Link nutzen: Verraten Sie es uns in den Kommentaren!

 

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