Warum ich keine E-Mail-Anhänge verschicke – und Sie das auch nicht tun sollten!

Warum ich keine E-Mail-Anhänge verschicke – und Sie das auch nicht tun sollten!

von Cathrin Ribbrockam in Tipps & Tricks

Vor einigen Tagen habe ich eine Präsentation an einen wichtigen Kunden verschickt.

Das E-Mail-Programm machte „wuusssschhh“ und weg war die E-Mail.
Und die Datei? Die hatte einen großen Fehler, den ich 30 Sekunden nach dem Versand der E-Mail bemerkt habe.
Verschickte E-Mails zurückholen? Das funktioniert nur bedingt, nicht in allen Programmen und überhaupt, dafür war es zu spät.

Warum ich keine Dateianhänge verschicke

Was nun? Den Kunden anrufen und sagen, er soll die Datei bitte einfach löschen? Natürlich keine Lösung.
Aber, wie ich in der Überschrift erwähnt habe: ich verschicke ja gar keine Dateianhänge! Nicht, weil ich einem Kunden mal eine falsche Datei zugeschickt habe, nein.

Ich verschicke keine Dateianhänge mit E-Mails, weil:

  • Die Übertragung unverschlüsselt erfolgt
  • Ich nicht weiß, von wem die E-Mail unterwegs abgefangen, gelesen oder verändert wird
  • Ich nicht weiß, ob der Empfänger genug Platz hat, um die Datei zu empfangen (Undelivered Mail Returned to Sender – Mailbox quota exceeded). Die meisten E-Mailserver haben Beschränkung für die Größe einer E-Mail. Diese Größenbeschränkung liegt meistens zwischen 5 und 20 MB, je nachdem, welchen Anbieter Sie nutzen.
  • Ich keine unnötigen Duplikate produzieren möchte (Die Datei auf meinem Rechner, eine Kopie in den gesendeten E-Mails, eine Kopie im Backup, eine Kopie beim Kunden in Posteingang, eine im Backup, die Sicherung des Kunden auf dem lokalen Filesystem, ggf. noch eine Version im temporären Speicher des Kunden … haben Sie mitgezählt?)

Wie bekomme ich die Daten zu meinem Kunden?

In meiner E-Mail schicke ich meinem Kontakt einen Link zu der Datei, die er erhalten soll. Über diesen Link kann er die Datei ansehen und herunterladen.
Bei sensiblen Dateien kann ich den Link mit einem Passwort versehen, so dass niemand Zugriff auf den Link hat, sollte die E-Mail unterwegs abgefangen und gelesen werden.
Ganz schön praktisch, oder?

Bleibt noch die Frage:

Was ist mit dem Fehler in der verschickten Datei?

Um die Links auf meine Dateien zu verschicken, nutze ich natürlich CenterDevice. Neben der praktischen Link-Funktion gibt es auch noch die Versionierung.
Für Links heißt das: Wer den Link öffnet, hat Zugriff auf die aktuellste Datei.

Ich habe also schnell den Fehler in der Datei korrigiert, die neue Version hochgeladen (so einfach und schnell geht das übrigens) und mein Kunde hat nichts von meinem Fauxpas mitbekommen.

Sie möchten den Linkversand und die Versionierung testen, haben aber noch keinen CenterDevice-Account?
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